Apple Mail: Telekom Speicher voll > wie neu organisieren?

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Hallo liebe Community,

ich schiebe seit 5 Jahren ein Problem vor mir her und nun holt es mich ein. Organisation von Apple Mail. An sich genau das wofür man JOCR bucht aber ich bin mir sicher das ich dies mit ein bissl Forumshilfe auch selber hinbekomme.

HINTERGRUND bis 04/2020:
Bis April 2020 habe ich eMails via MS Office auf meinen Desktop PC verwaltet. In Outlook hatte ich dazu meine Mailkonten (T-Online & Webdotde) eingebunden und es so eingestellt das wenn ich auf Senden/Empfangen klicke, die Mails vom jeweiligen Providerserver in mein Outlook lokal runtergeladen wurden. Ich hatte also auf einem Gerät alle meine eMails offline verfügbar und habe diese dann in angelegte Unterordner in Outlook manuell verschoben und so ein großes offline Archiv aufgebaut. Emails gehen bis 2006 zurück und die entsprechende .pst-Datei ist über 1,7 GB groß.

HINTERGRUND ab 04/2020:
Seit 2018 nutze ich hauptsächlich nur noch mein iPad Pro und der Desktoprechner wurde mehr und mehr obsolete. Anfang 2020 entschloss ich mich also endlich auch Apple Mail zu verwenden und von Outlook Abstand zu nehmen. Leider hatte ich damals keine gute Möglichkeit gefunden, einen Outlook > Mail Export durchzuführen. Keine Ahnung ob das überhaupt geht. Also habe ich quasi bei 0 angefangen aber meinen Windowsrechner immer behalten. Dort habe ich mein Outlook Archiv immer noch. Ich habe also mein T-Online und mein Webdotde Konto in Mail eingepflegt und seitdem nicht mehr in Outlook via Senden/Empfangen meine Mails „runterladen“. Das sieht so aus:

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In Mail ist es allerdings so, das alle Email auf den Servern der Provider bleiben und dort den Speicherplatz füllen. Anfangs habe ich einfach alles im Posteingang gelassen. Zuletzt habe ich aber auch mal angefangen Unterordner ähnlich meinen Outlook Unterordnern anzulegen. Nachträglich natürlich eine scheiß Arbeit. Das sieht beispielhaft so aus (stehe noch ganz am Anfang):

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Eben bekam ich aber ein Hinweismail von T-Online das mein 1 GB Speicherplatz fast voll ist. Habe jetzt erst mal meine gelöschten Inhalte auf dem Server gelöscht und so zumindest knapp 10 % Speicherplatz freigeschaufelt. Heißt das Problem wird nun akut.

FRAGEN:
Ist es möglich in Apple Mail ein Archiv mit Unterordnern offline anzulegen wo dann die Emails permanent abgelegt werden und nicht mehr auf den Servern der Provider liegen? Wenn ja wie richtet man sowas ein?

Wenn das möglich ist und man die Emails „offline“ im Apple Ökosystem hat, kann man dann trotzdem von jedem Apple Gerät (bei mir MacBook, iPadPro, iPad mini und iPhone) zugreifen? Ich nutze Apple One Premium und habe auch die 2TB iCloud+.

Ich denke diese Problemstellung ist nicht unbekannt und dürfte die meisten User hinsichtlich dauerhafte Email Archivierung treffen.

Vielen Dank schon mal für Eure Hilfe.

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Grundsätzlich gibt es zwei Verschiedene Arten Mails vom Mailserver abzurufen:

  • POP: Die ältere Variante, hierbei werden alle Mails vom Server auf das Gerät geladen und dann lokal gespeichert. Es erfolgt keine Synchronisierung, ob löschen, als gelesen markiert oder in einen Ordner verschoben.
    Diese Variante hattest du anscheinend auf deinem Windows Rechner genutzt.

  • IMAP: Bei dieser Variante besteht eine ständige Synchronisierung zwischen dem Server und den verbundenen Endgeräten (Clients). Das hat den Vorteil, dass z.B. nicht alle Mails auf dem Gerät geladen werden müssen. Des Weiteren ermöglicht die Synchronisierung, dass man von verschiedenen Geräten auf das Mailpostfach zugreifen kann und überall den selben Stand hat. Also Veränderungen an einer Mail (als gelesen markieren, verschieben, löschen) bei allen Geräten automatisch ankommen.

  • Der Vollständigkeit halber erwähne ich auch SMTP, dies ist das Protokoll, dass für ausgehende, also zu sendende, Mails verwendet wird. Dieses ist gleich, egal ob POP oder IMAP verwendet wird.

Grundsätzlich würde ich jedem zur Nutzung von IMAP raten, da so immer alle Mails synchronisiert sind und bei einem Hardwaredeffekt des Endgerätes nicht alle Mails verliert.
Außerdem empfehlen nicht sich auf eine kostenlose Mailadresse zu verlassen, sondern den einen Euro im Monat in die Hand zu nehmen für eine eigene Domain, dass man dann z.B. Vorname@Nachname.de hat. Entweder nutzt man dann das Mailangebots des Domainanbieters oder das Angebot von Apple. Da du schon für iCloud+ zahlst, könntest du also deine eigene Domain bei Apple hinterlegen und du hättest 2TB Mailspeicherplatz, sofern du nichts anderes in der iCloud hast.

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Hallo,
Du kannst in Apple Mail auf dem Mac auch „lokale“ Ordner anlegen - siehe beigefügten Screenshot. Wähle „Neues Postfach“ im Menü „Postfach“, dann als Ablageort „Lokal“, und gib dem neuen Ordner einen Namen. Dann kannst Du Mails aus dem t-online Postfach in einen der Ordner unterhalb „Lokal“ ziehen, und sie werden aus t-online dorthin verschoben, also vom t-online Server entfernt.
Diese Mails sind dann aber nur auf deinem Mac abgelegt - es gibt keine Synchronisierung mit iPad, iPhone oder anderen Apple-Geräten. Und Du mußt dich auch um die Sicherung selbst kümmern (evtl. übernimmt TimeMachine das).
Sonst hilft nur ein eigener email Account, wie Bergruebe es beschreibt. Oder Du nutzt deinen iCloud-Account als Ablage - der ist ja auch eine email-Adresse. Wenn Du den nicht aktiv für emails nutzt, kannst Du ihn als Ablage „mißbrauchen“, bis zu 2TB.
ACHTUNG: Das „lokale“ Ablegen geht nicht auf iOS/iPad OS Geräten (iPhone oder iPad) soweit ich weiß!
Gruß
Thomas

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